عندما استحوذت جوجل على محرر الصور على الإنترنت بيكنيك Picnik في عام 2010 تم ضم فريق عمل بيكنيك بما في ذلك “كبير مسؤولي التسويق” ليزا كونكويرجود إلى الشركة أيضا. عمل الفريق على الموقع حتى قررت جوجل تقليص نشاطها وأغلقت Picnik في عام 2012. لكن مع إيمانهم بإمكانية استمرار هذه المنصة في العمل ترك فريق Picnik الأصلي جوجل و قاموا بتأسيس موقع تحرير الصور بيكمونكي Picmonkey.
خلال فترة سنتين قضتها في جوجل و بالإضافة لظروف العمل الرائعة و الراتب الضخم حصلت ليزا على فرصة لتجربة أدوات زيادة الإنتاجية وسير العمل في واحدة من الشركات الأكثر نجاحا في العالم و هي شركة جوجل .
تقول ليزا : ” تتمثل مهمة Google في تنظيم شامل لمعلومات العالم و هو أمر يجيدونه داخلياً أيضاً , هذا هو ما جعل جوجل هي أهم و أكبر شركة في العالم .
ليزا وبقية أعضاء الفريق قرروا فيما بعد استخدام أربعة من الحيل الإنتاجية التي تعلموها في جوجل في مشروعهم الجديد.
إليك 4 حيل استخدمتها جوجل مع موظفيها لزيادة الإنتاجية و كيف طبقها فريق Picmonkey على شركة صغيرة .
1. استخدام التكنولوجيا لجعل الموظفين قريبين دائماً
جوجل لديها فريق ضخم من الموظفين المتحمسين لذا كان لابد من إيجاد طريقة لجعلهم فعالين و منتجين بما يتناسب مع هذا الحجم . ابتكرت الشركة أدواتها الخاصة لزيادة إنتاجية الموظفين و التي تحول بعضها فيما بعد لأدوات تم إطلاقها للجمهور مثل مكالمات الفيديو المقدمة من جوجل Google Hagouts
جوجل لديها مكاتب موزعة في جميع أنحاء العالم .من المهم أن يجتمع الناس معا بسرعة وسهولة. مؤتمرات الفيديو لا تعطيك القدرة على عرض أي شيء على الشاشة للتعاون. تم إنشاء دردشة الفيديو الجماعية Google Hangouts للسماح للموظفين القيام بذلك’.
موظفي PicMonkey أيضاً استخدموا Hangouts لعقد اللقاءات مع الزملاء فهو يسمح لهم بالبقاء على اتصال بطريقة أكثر شخصية مقابل صوت بلا جسد على الهاتف، قراءة لغة الجسد للناس و تعابير وجوههم هي جزء هام من عملية التواصل .
2. إزالة الفقاعات الشخصية فيما يخص العمل
كل أسبوع يطلب من موظفي جوجل كتابة قصاصات يسجلون فيها ما أنجزوه خلال الأسبوع الماضي و ما يخططون لإنجازه خلال الأسبوع القادم , الفكرة هنا هي في الشفافية , أي شخص يستطيع رؤية قصاصات أي شخص آخر داخل الشركة . إذا كنت أبحث عن شريك لمشروعي يمكنني ببساطة أن أبحث عن أي شخص يقوم بشيء مشابه . هذا يعني أنه لا يوجد موظف سيخفي عمله عن الآخرين أو يمتنع عن التعاون معهم كما يحدث في الكثير من الشركات في العالم العربي
في الشركات الصغيرة لا توجد حاجة لبنية تحتية ضخمة للعمل على نفس الأهداف لذلك استخدم موظفي PicMonkey ما أسموه عروض وافقة يومياً “Daily Standup” يشارك كل موظف ثلاثة محاور رئيسية له لهذا اليوم، وإذا ما كان لديه أي حواجز لاستكمال تلك المهام . و مثل القصاصات، نقطة الإتصال تلك بين الموظفين تحقق الشفافية و التعاون و تضيف مرونة للعمل .
3. السيطرة على وحش صندوق البريد
كانت ليزا تتلقى كمية مهولة من البريد حينما كانت في جوجل و بالرغم من كون جوجل لا تدرب موظفيها على التعامل الفعال مع جي ميل إلا أن وثائق جوجل و نصائح الزملاء ساعدتها كثيراً .
أحد زملاء ليزا لفت انتباهها إلى وجود زر إيقاف للمحادثات التي لم تعد تخص عملها . كذلك وضع ترتيب للأولويات لرسائل البريد أيضاً ساعدها من خلال استخدام الفلاتر و تقسيم البريد إلى شرائح بحيث يمكنها فحص بعضها مره واحدة اسبوعياً فقط.
في PicMonkey، استخدمت ليزا هذه الأدوات أيضا، ولكن هذه المرة وضعت الأولوية على رسائل البريد الإلكتروني الخارجية بدلا من الداخلية. فالرسائل الخارجية أكثر أهمية لكونها ترتبط بتطوير الأعمال و بالتالي هي بحاجة للنظر فيها أولاً .
4. الأهداف قبل الإجتماعات و المهام بعدها
تقول ليزا الإجتماعات في جوجل كانت ذات مغزى دائماً فالموظفين يعلمون دائماً الهدف من الإجتماع و قبل المغادرة يعرفون ما هي المهمة التالية الموكلة إليهم . هذا النهج الذي استخدمته جوجل مهم أكثر في المشاريع و الشركات الصغيرة .
في الشركات الصغيرة عادة ما يرتدي الموظف عدة قبعات لعدة مهام لإنجاز الأمور فقد يقود هذا إلى حدوث تداخل أو إفتراض أن شخص آخر يقوم بجزء معين من المهام بعكس الواقع و لتجنب مشكلة المهام الزائدة أو المهام الناقصة عند مناقشة المشروع . يجب أن يكون هناك تحديد واضح لمهام كل شخص و مسئولياته .